Algemene Ledenvergadering 17 november 2020

Uitnodiging Algemene Ledenvergadering ZPCH, 17 november 2020

Uitnodiging aan alle leden en/of ouders/verzorgers van Zwem- en Poloclub Hoofddorp.

Hierbij nodigen wij u graag uit voor de online Algemene Ledenvergadering op

Dinsdag 17 november 2020 om 20.30 uur.

Voor het bijwonen van de vergadering kunt u een e-mail sturen naar voorzitter@zpch.nl, u ontvangt dan de link om deel te nemen.

Met vriendelijke groet,

Bestuur ZPCH

_______________________________________________________________________________

AGENDA

1.         Opening

2.         Bestuurssamenstelling:          

voorzitter                    Ruud Holswilder  

secretaris                    Cindy de Haan          

penningmeester         Mary van Duijn   

           administrateur            vacature

           vertegenw. WP           vacature

           vertegenw. WZ            Nico Zwinkels (aftredend)

           vertegenw. SZ             Hans-Peter Reijnen

vertegenw. DZ            Kimberley ten Brink

3.         Mededelingen

4.         Opmerking over de ALV mei 2020 (niet gehouden i.v.m. corona)

5.         Toelichting stand van zaken financiën 2019-2020

6.         Goedkeuring en vaststelling kascommissie

7.         Sociale jaarverslagen

8.         Rondvraag

9.         Sluiting

Administrateur gezocht

De financiële administratie bij het Algemeen Bestuur van ZPCH wordt – door de hoeveelheid van taken – uitgevoerd door twee personen. Mary van Duijn is penningmeester en Carla Mol is administrateur.

Carla heeft besloten om na 11 jaar te stoppen met deze functie. We zijn dan ook op zoek naar ADMINISTRATEUR voor onze vereniging.
Onderstaand een overzicht van de taken hoe deze nu worden uitgevoerd. Het hoeft bijvoorbeeld niet per se zo te zijn dat degene die deze taken over gaat nemen ook bestuurslid is.

TAKEN VAN DE ADMINISTRATEUR

Het voeren van actief debiteurenbeheer.
Het innen van de contributie door middel van (twee) maandelijkse incasso runs. Het aanmaken van facturen voor enkele jaarbetalers en voor de betalingen via Stichting Leergeld Haarlemmermeer.
Het verzenden/mailen van aanmaningen. Het beheren/controleren van de openstaande debiteuren lijst.

Het jaarlijks opstellen van de begroting
Het opmaken van de begroting van het algemeen bestuur in samenwerking met de penningmeester. De cijfers van de afdelingen leveren de afdelingen voorzitters/penningmeesters aan. Deze gegevens samenvoegen tot één begroting, in een bestaand Excelsheet.

Het bewaken van de financiële begroting
Het bewaken van de begroting is in samenwerking met de penningmeester en de voorzitters van de afdelingen. Een leidraad hiervoor zijn de tussentijdse cijfers, deze worden naarmate het seizoen vordert, frequent door de penningmeester opgemaakt.

Kascommissie
De uitvoering van de boekhouding controleert de kascommissie. Eens per jaar zit de kascommissie (2 roulerende leden), penningmeester en administrateur samen.

Badwater overzicht
Aan de hand van de maandelijkse facturen van Sportfondsen een bestaand spreadsheet aanpassen van de kosten van het badwater per afdeling. Bij verschillen contact opnemen met Sportfondsen en/of penningmeester(s) van de afdeling(en).

Beheer Sportlink
In Sportlink het seizoen aanmaken en afsluiten. Zorgdragen voor de juiste bedragen (contributie) in Sportlink.

Tijdbesteding
Regelmatig contact met penningmeester (persoonlijk, telefonisch of per mail).Wekelijks beantwoorden mail, ca 15 minuten.
Het Algemeen Bestuur vergadert maandelijks.
Maandelijks ca 4,5 uur verzorgen debiteuren administratie en opmaken badwateroverzicht.
Twee keer per jaar is er Algemene Leden Vergadering en een meeting met de accountant.
Eén keer per jaar een penningmeesters en een kascommissie bijeenkomst.

Heb je kennis van financieel beheer en boekhouding (een pré)? Heb je affiniteit en binding met het werkgebied en de leden van de ZPCH? Vind je het leuk om samen te werken met Mary? Heb je interesse om vrijwilligerswerk te doen voor onze vereniging, dan komen wij heel graag in contact met jou!

Heb je vragen?  Bel!

Carla (06 27115537) en Mary (06 48430842)

Algemene Leden Vergadering

De ALV van de ZPCH zal op disdag 15 mei 2018 om 20:30 plaatsvinden. Alle leden, of hun wettelijk vertegenwoordiger, zijn dan welkom om in het SKWA deze vergadering bij te wonen.