De financiële administratie bij het Algemeen Bestuur van ZPCH wordt – door de hoeveelheid van taken – uitgevoerd door twee personen. Mary van Duijn is penningmeester en Carla Mol is administrateur.
Carla heeft besloten om na 11 jaar te stoppen met deze functie. We zijn
dan ook op zoek naar ADMINISTRATEUR voor onze vereniging.
Onderstaand een overzicht van de taken hoe deze nu worden uitgevoerd. Het hoeft
bijvoorbeeld niet per se zo te zijn dat degene die deze taken over gaat nemen ook
bestuurslid is.
TAKEN VAN DE ADMINISTRATEUR
Het voeren van actief debiteurenbeheer.
Het innen van de contributie door middel van (twee)
maandelijkse incasso runs. Het aanmaken van facturen voor enkele jaarbetalers
en voor de betalingen via Stichting Leergeld Haarlemmermeer.
Het verzenden/mailen van aanmaningen. Het beheren/controleren van de
openstaande debiteuren lijst.
Het jaarlijks opstellen van de begroting
Het opmaken van de begroting van het algemeen bestuur in samenwerking met de
penningmeester. De cijfers van de afdelingen leveren de afdelingen
voorzitters/penningmeesters aan. Deze gegevens samenvoegen tot één begroting, in
een bestaand Excelsheet.
Het bewaken van de financiële begroting
Het bewaken van de begroting is in samenwerking met de
penningmeester en de voorzitters van de afdelingen. Een leidraad hiervoor zijn
de tussentijdse cijfers, deze worden naarmate het seizoen vordert, frequent
door de penningmeester opgemaakt.
Kascommissie
De uitvoering van de boekhouding controleert de
kascommissie. Eens per jaar zit de kascommissie (2 roulerende leden),
penningmeester en administrateur samen.
Badwater overzicht
Aan de hand van de maandelijkse facturen van
Sportfondsen een bestaand spreadsheet aanpassen van de kosten van het badwater
per afdeling. Bij verschillen contact opnemen met Sportfondsen en/of
penningmeester(s) van de afdeling(en).
Beheer Sportlink
In Sportlink het seizoen aanmaken en afsluiten.
Zorgdragen voor de juiste bedragen (contributie) in Sportlink.
Tijdbesteding
Regelmatig contact met penningmeester
(persoonlijk, telefonisch of per mail).Wekelijks beantwoorden mail, ca 15 minuten.
Het Algemeen Bestuur vergadert maandelijks.
Maandelijks ca 4,5 uur verzorgen debiteuren administratie en opmaken badwateroverzicht.
Twee keer per jaar is er Algemene Leden Vergadering en een meeting met de accountant.
Eén keer per jaar een penningmeesters en een kascommissie bijeenkomst.
Heb je kennis van financieel beheer en boekhouding (een pré)? Heb je affiniteit en binding met het werkgebied en de leden van de ZPCH? Vind je het leuk om samen te werken met Mary? Heb je interesse om vrijwilligerswerk te doen voor onze vereniging, dan komen wij heel graag in contact met jou!
Heb je vragen? Bel!
Carla (06 27115537) en Mary (06 48430842)
